Rob Schultz
Plus votre feuille de calcul Excel est grande et laide, plus vous devez utiliser certaines fonctionnalités ou astuces pour garder le contrôle sur les données. Les sept fonctionnalités couvertes ici vous aideront à naviguer, organiser et réajuster votre feuille de calcul avec le moins de tracas possible.
1. Écran partagé
L’une des fonctionnalités les plus utiles pour les grandes feuilles de calcul est la commande Split Screen. L’écran partagé vous permet d’afficher deux, trois ou quatre fenêtres de votre feuille de calcul. Utilisez cette fonction pour travailler sur une section de votre feuille de calcul pendant que vous affichez une autre section ; ou utilisez-le pour comparer (côte à côte) deux sections de la feuille de calcul. Une fois que vous l’aurez essayé, vous trouverez de nombreuses raisons de l’utiliser.
une. Tout d’abord, placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez diviser l’écran. Par exemple, si vous souhaitez diviser l’écran en quatre sections égales, placez le curseur au centre de la feuille de calcul.
b. Ensuite, sélectionnez Voir > Diviser. Notez que l’écran se divise en quatre sections égales.
c. Si vous souhaitez déplacer le fractionnement, placez votre curseur au sommet des barres de fractionnement. Lorsque la croix avec des pointes de flèche apparaît, cliquez et maintenez, puis faites glisser la croix avec des pointes de flèche sur l’écran jusqu’à ce que l’écran soit divisé à votre satisfaction.
ré. Pour supprimer le Split, cliquez sur Voir > Diviser (encore).
JD SartainUtiliser Voir > Diviser pour diviser ou dédoubler un écran dans Excel.
2. Arrêter les images
L’autre grande fonctionnalité pour les grandes feuilles de calcul est l’arrêt sur image. Les gens gèlent généralement les images afin qu’ils puissent voir les en-têtes de colonne lorsqu’ils font défiler la page, ou la première ligne lorsqu’ils font défiler, car ils contiennent généralement les champs uniques de la feuille de calcul tels que le nom du client, le numéro de pièce ou le numéro d’article. Utilisez les instructions suivantes pour figer les colonnes A et B (nom et prénom) et la ligne 1, les noms de champ (en-têtes de colonne).
une. Placez votre curseur sur la cellule C2.
b. Cliquez sur Voir > Images figées > Images figées. Notez qu’Excel insère une fine ligne sous la ligne 1 et à droite de la colonne B.
c. Curseur vers le bas et toutes les lignes défilent vers le haut sauf la ligne 1. Le curseur vers la droite et les colonnes A et B sont fixes, tandis que les colonnes restantes se déplacent vers la gauche.
ré. Désormais, lorsque vous mettez à jour les frais dans la colonne K, vous pouvez voir les noms des personnes qui doivent ces frais.
Remarque : Vous pouvez également choisir de figer la première ligne ou de figer la première colonne.
e. Pour dégeler les images, cliquez sur Voir > Images figées > Dégeler les images.
JD SartainUtilisez des images figées pour garder les colonnes et les lignes clés en vue.
3. Insérez ou supprimez rapidement des colonnes et des lignes
Généralement, si vous souhaitez insérer ou supprimer des colonnes et des lignes, vous positionnez votre curseur à droite de la colonne ou juste en dessous de la ligne où vous souhaitez insérer la nouvelle colonne ou ligne (les colonnes s’insèrent à gauche et les lignes s’insèrent au-dessus, le le curseur). Pour la suppression, évidemment, vous placez le curseur sur la colonne ou la ligne à supprimer.
une. Ensuite, vous sélectionnez Accueil > Insérer > Lignes (ou Colonnes). Vous pouvez également insérer des cellules ou des feuilles supplémentaires ici. La suppression fonctionne de la même manière. Accueil > Supprimer > Lignes (ou Colonnes, Cellules, Drap).
b. Un autre moyen plus rapide d’effectuer cette même fonction : placez le curseur sur la lettre de la colonne (comme la colonne D) ou la lettre de la ligne (comme la ligne 5), et lorsque la flèche noire apparaît, cliquez avec le bouton droit.
c. Dans le menu déroulant, sélectionnez Insérer ou Supprimer, et les colonnes ou les lignes tombent ou disparaissent instantanément.
JD SartainExcel propose des raccourcis pour insérer ou supprimer des colonnes et des lignes.
4. Couper et coller rapidement
une. Déplacez votre curseur sur une ou plusieurs cellules contenant des données que vous souhaitez déplacer et sélectionnez ces cellules.
b. Placez le curseur sur le coin supérieur gauche de la première cellule de la plage (ou le coin supérieur droit ou inférieur gauche). Lorsque le curseur se transforme en croix avec des pointes de flèche, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et faites glisser les cellules vers le nouvel emplacement, puis relâchez le bouton de la souris.
Remarque : vous ne pouvez pas utiliser la cellule en bas à droite, qui comporte un petit carré vert dans le coin. Il s’agit d’un lien d’accès à l’outil d’analyse rapide (remarquez l’icône juste en dessous).
JD SartainCoupez et collez des données rapidement avec ces astuces.
5. Formateur
Format Painter est un super petit trésor. Vous savez à quel point il est difficile de formater et de reformater constamment les cellules. Utilisez cette fonction pour le faire automatiquement en quelques secondes.
une. Accédez à une cellule contenant le format que vous souhaitez utiliser (comme K2).
b. Cliquez sur l’icône Format Painter (elle ressemble à un pinceau) dans le groupe Presse-papiers sous l’onglet Accueil.
c. Curseur vers la cellule, les cellules, la colonne ou la ligne dans laquelle vous souhaitez copier ce format, dans ce cas, la devise.
ré. Placez votre curseur, qui devient un gros signe plus avec un pinceau à côté, sur la première cellule de la colonne L (L2), puis faites glisser la surbrillance vers L22 et relâchez le bouton de la souris.
Notez que toutes les cellules de cette plage de colonnes sont désormais formatées pour la devise.
JD SatainFormat Painter simplifie la mise en forme de gros blocs d’une feuille de calcul.
6. Un clic dans un coin
une. Une autre astuce simple et rapide qui sélectionne toute la feuille de calcul, pas seulement les cellules qui contiennent des données, est la petite flèche verte dans le coin supérieur gauche, entre les numéros de ligne et les lettres de colonne. Cliquez une fois sur cette flèche et Excel sélectionne tout, de la cellule A1 à la cellule XFD1048576.
b. Dactylographie Ctrl+A sélectionne également tout mais, dans ce cas, tout signifie uniquement les cellules qui contiennent des données. presse Ctrl+A deux fois, cependant, et il sélectionne la feuille de calcul entière.
JD Sartain06 Cliquez sur un coin pour sélectionner la feuille de calcul entière
7. Astuce bonus : zéros non significatifs
Et enfin, pour notre astuce bonus : comment saisir des nombres avec des zéros non significatifs, tels que des codes postaux qui commencent par des zéros. Entrez simplement une apostrophe devant le numéro ; par exemple : ‘02120.
Notez qu’il y a maintenant un triangle vert dans le coin supérieur gauche de chaque cellule où vous avez apporté cette modification. En effet, l’introduction de l’apostrophe peut créer des problèmes si vous essayez d’utiliser ce nombre dans une fonction ou une formule. Excel souhaite donc confirmer votre intention.
une. Pour connaître vos options, cliquez sur le triangle vert. Une icône de signe d’avertissement (un losange jaune avec un point d’exclamation) apparaîtra à côté de la cellule.
b. Placez votre curseur sur l’icône d’avertissement, puis cliquez sur la flèche vers le bas qui apparaît sur le côté droit.
c. Choisir Ignorer l’erreur dans le menu déroulant. Noter; cependant, que cela supprime la marque uniquement de cette cellule spécifique.
ré. Pour supprimer tous les triangles verts de cette colonne, sélectionnez Déposer > Options > Formules. Faites défiler jusqu’à la section Vérification des erreurs et décochez la case dans la case qui dit Activer la vérification des erreurs en arrière-plan. Et juste comme ça, tous les triangles verts ont disparu.
JD SartainComment gérer les zéros non significatifs dans Excel
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JD Sartain est un journaliste technologique de Boston. Elle écrit pour PCnews, Network World, CIO et plusieurs autres magazines technologiques.