Comment rédiger des e-mails professionnels ? 8 règles simples à respecter

Infographie sur la communication par e-mail

Nous envoyons et recevons des e-mails tous les jours. Pourtant, nous commettons des erreurs embarrassantes que nous ne pouvons pas tout à fait corriger. » Ainsi, écrire un e-mail efficace qui retient l’action de votre lecteur tout en étant conscient des défis de notre monde peut être délicat.

Dans cet esprit, nous avons compilé quelques règles essentielles que vous devez connaître lorsque vous envoyez des e-mails. Suivez ces règles simples pour écrire de meilleurs e-mails sans effort.

1. Reconsidérez les salutations et les approbations

Restez en sécurité Texte sur le téléphone

Ôpe que tu passes une excellente semaine ! utilisé pour être une merveilleuse façon de commencer un e-mail. Plus maintenant! Compte tenu de l’incertitude de la vie, cela peut sembler insouciant et trop détaché.

Il en va de même pour les approbations telles que 淩egards, 淏est Wishes ou 淐heers濃€攖qui fonctionnaient parfaitement bien auparavant, mais qui peuvent parfois sembler éloignées de la réalité.

Alors, pourquoi ne pas rester simple et authentique ? Optez pour des approbations telles que 淪 tay Safe, 淭 take care ou 淪 incerely. En ce qui concerne les salutations, « tout va bien » ou « vous et vos proches êtes en sécurité » peuvent être de bons points de départ.

2. Incluez une ligne d’objet claire

Cette règle de messagerie est aussi ancienne que le courrier électronique lui-même. C’est parce que les gens décident souvent d’ouvrir ou non un e-mail en fonction de la ligne d’objet.

Avec tout notre travail maintenant en ligne, la nécessité de prioriser ce qui est important et d’ignorer ce qui ne l’est pas est cruciale. Par conséquent, si vous laissez toujours la ligne d’objet vide, il est probable que votre e-mail sera ignoré.

La ligne d’objet idéale a moins de 10 mots. Choisissez-en un qui répond à vos préoccupations et communique le sujet de l’e-mail. Une proposition pour le projet d’aviation, une réunion reportée ou des questions rapides sur votre présentation sont de bons exemples de ligne d’objet dont vous pouvez vous inspirer.

3.Utilisez une signature professionnelle

Avoir un bloc de signature pré-figuré que vous utilisez pour répondre aux e-mails sur tous vos appareils personnels. Il doit contenir votre nom, le titre de votre entreprise et vos coordonnées. Avoir un bloc de signature pré-figuré que vous utilisez pour répondre aux e-mails sur tous vos appareils personnels. Il doit contenir votre nom, le titre de votre entreprise et vos coordonnées.

Cela donne à votre destinataire une bonne idée de qui vous êtes et comment vous contacter en cas de besoin. En ce qui concerne la police et la taille de votre signature professionnelle, assurez-vous qu’elle est la même que le reste de l’e-mail.

Terminez également vos e-mails en toute confiance, mais n’exagérez pas avec des dictons ou des détails personnels.

4. Présentez-vous si vous vous rencontrez virtuellement pour la première fois

Une femme disant bonjour virtuellement

Nous avons tous rencontré des situations où nous avons dû envoyer un e-mail à quelqu’un que nous n’avions pas rencontré. Recevoir un e-mail d’un étranger peut être étrange. Et c’est le mettre à la légère.

Alors, prenez une minute pour vous présenter au destinataire de l’e-mail. Le contexte est essentiel et les premières impressions comptent toujours. Alors, ajoutez une ligne comme 淗i ! C’est Tracy de Multiseon Pvt. Ltd, et j’envoie un e-mail parce que vous avez exprimé votre intérêt pour l’achat de nos produits électroniques ?

Ou, lorsque vous êtes présenté à quelqu’un par e-mail, vous pouvez également lui envoyer une ligne en disant à quel point il est agréable de le rencontrer par e-mail.

5. Écrivez des e-mails compatissants

Nous ne pouvons souligner l’importance de celui-ci. La vie est dure. Surtout, il est fortement incertain.

Ont-ils manqué une échéance? Ne se sont-ils pas présentés à ce rendez-vous Google Meet ? Avant d’envoyer un e-mail sévère, pensez-y. Et s’il y a une urgence médicale ?

Par conséquent, soyez compatissant et demandez si tout va bien avec eux. Un e-mail comme 淲 vous avez manqué à la réunion d’aujourd’hui. Il suffit de vérifier pour voir que tout va bien. peut construire des relations qui résistent à l’épreuve du temps.

6. Compressez/redimensionnez et nommez les pièces jointes lorsque vous le pouvez

Nous ne parlons pas beaucoup de cette règle de messagerie car lors de l’envoi de pièces jointes volumineuses, nous supposons automatiquement que notre destinataire dispose de suffisamment d’espace. Les fichiers volumineux prennent plus de temps à télécharger et peuvent devenir ennuyeux en un rien de temps.

Par conséquent, assurez-vous de les compresser ou de les redimensionner. Si vous partagez trop de fichiers à la fois, il est recommandé d’ajouter une note polie indiquant à quoi servent les pièces jointes.

Aussi, nommez vos pièces jointes avant de les envoyer. Envoyer votre CV ? Renommez le fichier en Tracy_Mackenzie_CV et commencez du bon pied.

7. N’utilisez pas le courrier électronique comme une autre application de messagerie instantanée

Une personne qui envoie des textos

La raison pour laquelle nous aimons tous la messagerie instantanée, c’est qu’elle est instantanée.

Mais lorsque vous mélangez les deux et utilisez le courrier électronique comme substitut de la messagerie instantanée, vous risquez d’être ennuyeux et peu professionnel.

Par conséquent, vous devez savoir quand envoyer un e-mail et quand le suivre avec un autre. Ne commettez pas l’erreur d’envoyer trop d’e-mails de suivi, car ils pourraient travailler à domicile. N’appelez pas non plus quelqu’un pour lui demander de vérifier un e-mail.

Si c’est urgent, utilisez un autre mode de communication.

8. Utilisez l’humour pour guérir, mais avec parcimonie

Alors que beaucoup utilisent l’humour pour alléger l’ambiance en ces temps extraordinaires, le problème avec l’utilisation de l’humour dans les e-mails est qu’il peut se retourner contre vous.

Si vous souhaitez utiliser l’humour dans un e-mail, faites-le uniquement si vous connaissez bien la personne. Vous ne voulez pas paraître irrespectueux ou grossier si quelqu’un est dans une situation grave. De plus, ce qui semble drôle peut ne pas être drôle.

Wordto the sage: Si vous avez un doute, il est préférable de le laisser de côté.

Définissez des réponses d’absence du bureau et améliorez votre équilibre travail-vie personnelle

De nos jours, lorsque vous envoyez des e-mails à des personnes, vous devez également tenir compte des heures. Avec l’essor du travail à domicile, les frontières entre le travail et notre vie personnelle se sont estompées. Les réponses d’absence du bureau permettent de comprendre facilement quand quelqu’un est disponible pour une réunion ou pour répondre à un e-mail.

Examinez les paramètres de votre client de messagerie et configurez les répondeurs automatiques lorsque vous êtes absent ou non à votre bureau. Par exemple, Gmail l’appelle Vacation Responder, tandis que Microsoft Outlook utilise Out of Office Replies.

Nous espérons que ces règles d’or pour rédiger des e-mails efficaces et les bonnes habitudes d’e-mail vous aideront à gagner du temps et à élaborer les bonnes réponses.

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