Comment utiliser Microsoft OneNote pour la gestion de projet

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OneNote est plus qu’un programme de prise de notes. C’est l’outil de collaboration idéal pour gérer des projets simples en petites équipes. Et contrairement à Evernote, OneNote est entièrement gratuit. OneNote est plus qu’un programme de prise de notes. C’est l’outil de collaboration idéal pour gérer des projets simples en petites équipes. Et contrairement à Evernote, OneNote est entièrement gratuit.

Nous vous montrerons comment vous pouvez utiliser OneNote pour la gestion de projet, seul ou avec votre équipe, et nous vous montrerons les fonctionnalités de base et avancées de OneNote en cours de route.

1. Utilisez des blocs-notes, des sections et des pages

Avec OneNote, vous pouvez créez autant de cahiers que vous le souhaitez. Dans chaque bloc-notes, vous pouvez conserver plusieurs sections (onglets répertoriés en haut). Et dans chaque section, vous pouvez créer des sous-pages (répertoriées sur le côté droit). Cette structure est idéale pour collecter et organiser les informations.

Je recommande de créer des cahiers séparés pour tous vos projets. Vous pouvez utiliser des sections pour suivre les principaux livrables ou phases de chaque projet. Les pages vous permettent de subdiviser davantage chaque section. Je recommande de créer des cahiers séparés pour tous vos projets. Vous pouvez utiliser des sections pour suivre les principaux livrables ou phases de chaque projet. Les pages vous permettent de subdiviser davantage chaque section.

Exemple de projet OneNote

Disons que l’un de vos projets consiste à organiser un événement et que vous devez trouver un lieu, un traiteur et un groupe. Chacun d’entre eux sont des produits livrables, c’est-à-dire des sections.

Lorsque vous faites votre recherche pour chacun de ces éléments, vous pouvez stocker vos résultats sur une page de la section respective. D’autres pages de la même section peuvent être consacrées aux listes de vos prochaines étapes, aux informations de contact, aux détails de réservation, etc.

2. Partager des carnets de notes

OneNote est multiplateforme. Il est disponible sur Windows, Mac, Android, iOS, Windows Mobile et sur le Web. Les utilisateurs de Chrome peuvent utiliser OneNote Clipper pour capturer du matériel à partir de n’importe quel site Web. OneNote est multiplateforme. Il est disponible sur Windows, Mac, Android, iOS, Windows Mobile et sur le Web. Les utilisateurs de Chrome peuvent utiliser OneNote Clipper pour capturer du matériel à partir de n’importe quel site Web.

Vous voulez capturer et partager n’importe quoi sur votre écran de bureau Windows ? Utilisez la pratique Windows + Maj + S touche de raccourci pour la fonctionnalité de capture d’écran sur OneNote.

Les informations peuvent facilement être partagées et accessibles depuis presque n’importe quel appareil.

Lorsque vous travaillez en équipe, vous pouvez partager des blocs-notes et laisser toute l’équipe contribuer. En restant avec l’exemple d’événement ci-dessus, plusieurs membres de votre équipe pourraient aider à rechercher le lieu, le traiteur et le groupe, tandis que d’autres pourraient utiliser les informations finalisées pour entrer en contact avec les candidats potentiels pour demander des devis, discuter des détails et faire des réservations.

Lorsque vous créez un nouveau bloc-notes, OneNote vous demande si vous souhaitez Inviter des gens.

Inviter des personnes à OneNote

Pour partager un bloc-notes existant, accédez à Fichier > Partager. Ici tu peux Partager avec les gens individuellement ou Obtenir un lien de partagepour afficher ou modifier le bloc-notes, que vous pouvez envoyer à votre équipe.

Partager le bloc-notes OneNote

3. Organiser les données dans des listes et des tableaux

Tout est plus facile à digérer quand c’est présenté de manière structurée. Vous pouvez utiliser des listes pour recueillir des idées ou définir les objectifs du projet. Les tableaux peuvent vous aider à suivre les parties prenantes, les ressources ou les calendriers.

Insérer un tableau

Pour créer un tableau, accédez à Insertion > Tableau et sélectionnez la taille. Vous pouvez ajouter des lignes et des colonnes supplémentaires ultérieurement : cliquez avec le bouton droit sur le tableau et accédez à Tableau > Insérer… Vous trouverez ici plus de fonctionnalités de formatage de tableau, telles que le tri, l’ombrage ou le masquage des bordures.

OneNote Insérer un tableau

Créer des listes

OneNote prend en charge trois types de listes : à puces, numérotées et listes de contrôle. Le formatage spécifique des puces et des nombres peut être personnalisé. Les listes de contrôle peuvent être combinées avec des listes à puces ou numérotées.

Pour créer une liste, saisissez certains éléments et mettez-les en surbrillance. Le menu de formatage flottant devrait apparaître. Si ce n’est pas le cas, cliquez avec le bouton droit sur la liste, puis sélectionnez Balles, Numérotageou Marquer comme À faire (alias liste de contrôle).

Liste de tâches OneNote

Raccourcis clavier OneNote : Raccourcis clavier OneNote :

  • CTRL +1 = listes de contrôle
  • CTRL+. = balles
  • CTRL + / = nombres

Noter: Bien que vous puissiez créer des listes de tâches avec OneNote, c’est un outil médiocre pour suivre les tâches urgentes, sauf si vous liez OneNote à Outlook. Noter: Bien que vous puissiez créer des listes de tâches avec OneNote, c’est un outil médiocre pour suivre les tâches urgentes, sauf si vous liez OneNote à Outlook.

Comme le montre l’article de Ryan, OneNote offre une intégration transparente avec Microsoft Outlook.

Les tâches peuvent être collectées dans Outlook à partir de toutes les pages de projet de vos blocs-notes OneNote. Lorsque vous terminez une tâche dans Outlook, la tâche correspondante est marquée comme terminée dans la page OneNote correspondante.

4. Suivre les e-mails et partager des informations

Le courrier électronique est un outil de communication efficace pour les projets, mais c’est un mauvais moyen de suivre les informations ou les fichiers importants. De plus, tout le monde n’a pas besoin d’être mis en copie lors d’une conversation menant à une décision. Comment alors tenir tout le monde informé ?

Pour partager des informations, vous pouvez utiliser OutlookEnvoyer à OneNotebouton du ruban ou vous pouvez faire glisser manuellement les e-mails dans un bloc-notes partagé. De cette façon, n’importe qui peut suivre la conversation ou trouver des détails en cas de besoin.

Envoyer à OneNote

En plus des e-mails Outlook, vous pouvez partager du contenu provenant d’autres sources. Pour personnaliser la façon dont OneNote gère le contenu entrant, accédez à Fichier > Options > Envoyer vers OneNote. Vous pouvez choisir des paramètres personnalisés pour les éléments Outlook, le contenu Web, l’impression sur OneNote et les extraits d’écran. Le réglage par défaut est Demandez toujours où envoyer.

Paramètres d'envoi vers OneNote

Vous pouvez même transférer des e-mails ou du contenu d’e-mail directement vers OneNote à l’aide de [email protected] à partir d’un compte de messagerie autorisé. Rendez-vous sur la page Paramètres de messagerie OneNote pour ajouter et sélectionner des adresses e-mail et choisir la destination par défaut pour le contenu entrant.

5. Configurer un wiki d’équipe

Que vous souhaitiez garder une trace des contacts de l’équipe, enregistrer vos leçons apprises sur plusieurs projets ou offrir un aperçu de processus spécifiques, OneNote fonctionne incroyablement bien en tant que wiki partagé et édité en collaboration. Une fonctionnalité dont vous aurez besoin pour que cela fonctionne, est créer des liens vers des blocs-notes, des sections, des pages et des paragraphes.

Cliquez avec le bouton droit sur un bloc-notes, une section, une page ou une zone d’une page et sélectionnez Copier le lien vers… Collez maintenant le lien n’importe où dans votre cahier. Vous pouvez également mettre en surbrillance et cliquer avec le bouton droit sur un élément, sélectionner Lien…choisissez le bloc-notes, la section ou la page vers lequel vous souhaitez créer un lien, puis cliquez sur d’accord pour l’ajouter.

Liens internes OneNote

Un moyen rapide de créer un lien vers une page consiste à taper [[name of page]]. Si la page n’existe pas, elle sera créée instantanément.

6. Rendez les réunions plus productives

Il est impossible de travailler en équipe et de ne pas avoir de réunions. Pour tirer le meilleur parti de vos réunions, préparez un ordre du jour et rédigez des procès-verbaux. Cela vous aidera à tirer le meilleur parti du temps de la réunion et à garder une trace de tout ce qui a été dit et décidé.

Les avantages de conserver des notes de réunion dans OneNote sont multiples :

  • Tu peux importer les détails de la réunion depuis Outlook via Accueil > Détails de la réunion.
  • Tu peux prendre des notes ou enregistrer de l’audio à partir de plusieurs appareils. Tu peux prendre des notes ou enregistrer de l’audio à partir de plusieurs appareils.
  • Vous pouvez même notes manuscrites sur votre tablette et convertissez-les en texte à l’aide de l’OCR de OneNote.
  • Lorsque vous travaillez à partir d’un cahier de projet partagé, tout le monde y a accès automatiquement ; sinon c’est facile à partager.
  • Enfin, vous n’avez pas à créer votre agenda ou vos notes à partir de zéro à chaque fois car OneNote prend en charge les modèles. Enfin, vous n’avez pas à créer votre agenda ou vos notes à partir de zéro à chaque fois car OneNote prend en charge les modèles.

7. Utilisez des modèles de projet

Pour les projets itératifs avec des processus récurrents, il peut être d’une grande aide d’avoir des modèles éprouvés et fiables à partir desquels travailler. Lorsque vous créez des éléments tels que des listes de contrôle ou des horaires de travail disponibles en tant que modèles, votre équipe gagnera du temps. Il est moins probable qu’un élément soit manqué et la cohérence au sein de votre équipe augmentera.

OneNote est livré avec une sélection de modèles prédéfinis, y compris plusieurs modèles différents pour les notes de réunion.

Retrouvez-les sous Insertion > Modèles de page… > Entreprise. Chaque fois que vous planifiez une réunion, utilisez l’un de ces modèles pour créer l’ordre du jour et basez vos notes de réunion dessus.

Modèle de notes de réunion OneNote

Pour créer un modèle personnalisé, préparez votre mise en page préférée dans OneNote, puis accédez à Insertion > Modèles de page… et cliquez Enregistrer la page actuelle en tant que modèle tout en bas.

OneNote vous demandera d’ajouter un nom du modèle et si vous le souhaitez, vous pouvez le définir comme modèle par défaut pour les nouvelles pages de la section actuelle.

Modèle d'ordre du jour de réunion OneNote

La prochaine fois que vous aurez besoin de votre modèle, récupérez-le dans la liste sous Insertion > Modèles de page… > Mes modèles.

Rejoignez-vous l’équipe OneNote ?

OneNote ne pourra pas remplacer un logiciel de gestion de projet professionnel comme Microsoft Project. Cependant, cela peut être un outil puissant pour les projets simples et les petites équipes. Et c’est gratuit. OneNote ne pourra pas remplacer un logiciel de gestion de projet professionnel comme Microsoft Project. Cependant, cela peut être un outil puissant pour les projets simples et les petites équipes. Et c’est gratuit.

Et si vous recherchez une application de gestion de projet spécifique à Mac, consultez ces options.

S’il vous plaît partagez vos expériences dans les commentaires afin que d’autres puissent en bénéficier!

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