Comment utiliser Zoom pour les réunions en ligne

Utiliser Zoom pour les réunions en ligne

Si vous travaillez à domicile, vous avez probablement entendu parler de Zoom, un outil de réunion qui a récemment explosé en popularité. Mais vous ne savez peut-être pas ce que fait Zoom ou comment utiliser Zoom.

Voyons ce que propose Zoom, comment rejoindre les réunions Zoom et comment tirer le meilleur parti du service.

Qu’est-ce que Zoom ?

Zoom est un outil de communication à distance qui permet aux équipes de travailler ensemble même si elles se trouvent à des endroits différents. La société propose une variété de solutions, notamment des salles de conférence virtuelles, des systèmes de softphone et des webinaires vidéo. Cependant, la plupart des gens connaissent Zoom pour ses outils de visioconférence.

Votre entreprise peut utiliser un ou tous les services de Zoom. Pour vos besoins en tant qu’utilisateur, cependant, nous nous concentrerons ici sur le chat vidéo Zoom pour les plates-formes de bureau. Vous pouvez également rejoindre des réunions à l’aide des applications mobiles de Zoom si vous préférez.

Télécharger: Zoom pour Android | iOS (Gratuit)

Qu’est-ce qu’une réunion Zoom ?

Une réunion Zoom est un rassemblement virtuel de personnes. Chaque personne participe en utilisant son ordinateur de bureau, son ordinateur portable ou son appareil mobile. Grâce aux webcams et aux microphones (souvent intégrés), tout le monde peut discuter et avoir une réunion sans être physiquement ensemble.

Bien sûr, Zoom fournit des outils supplémentaires pour favoriser la collaboration et atténuer certains des obstacles liés aux réunions numériques. Si vous avez utilisé d’autres outils de visioconférence comme Google Hangouts, Webex ou GoToMeeting, Zoom vous semblera familier.

Comment rejoindre une réunion Zoom

Si quelqu’un vous a invité à une réunion dans Zoom, entrer est simple. Ils vous ont peut-être envoyé un e-mail avec une URL de réunion unique. Si tel est le cas, vous pouvez cliquer sur ce lien pour accéder directement à la page de réunion sans vous soucier d’un ID de réunion.

Si non, ne vous inquiétez pas. Rendez-vous simplement sur la page Zoom Rejoindre une réunion, à laquelle vous pouvez accéder en cliquant sur Rejoindre une réunion en haut à droite de la page d’accueil de Zoom. Ici, vous devrez entrer un numéro de réunion. L’organisateur de la réunion aurait dû vous l’envoyer par e-mail ou par d’autres moyens. Entrez le numéro et choisissez Rejoindre.

En supposant que c’est la première fois que vous rejoignez une réunion Zoom, vous verrez une invite pour installer l’application Zoom, ce que vous devez faire pour de meilleures performances. S’il ne se charge pas correctement, cliquez sur Télécharger et exécuter Zoom ici.

Réunion de lancement Zoom

Une fois installé, choisissez un nom d’affichage pour et appuyez sur Rejoindre la réunion sauter dedans.

Si vous ne pouvez pas vous joindre, voici comment résoudre les codes d’erreur Zoom spécifiques.

Utiliser les outils et les options dans une réunion Zoom

Maintenant, vous devez vous assurer que vos paramètres audio et vidéo fonctionnent correctement. Dans le Rejoindre l’audio boîte, vous pouvez choisir Tester le haut-parleur et le microphone pour vous assurer que tout est configuré, puis cliquez sur Rejoindre l’audio de l’ordinateur pour entrer dans la chambre. Cochez la case en bas pour ignorer cette étape à l’avenir.

Zoom Joindre l'audio

Une fois cela fait, vous avez pleinement rejoint une réunion Zoom. Vous pouvez maintenant modifier quelques options et utiliser certaines des fonctionnalités de Zoom si nécessaire.

Cliquez sur la flèche à côté de Muet en bas à gauche pour changer de microphone ou de haut-parleur. Vous pouvez également choisir Les paramètres audio à partir de ce menu pour voir toutes les options disponibles de Zoom, y compris les réglages généraux, les raccourcis clavier, les statistiques et bien plus encore.

Panneau des paramètres de zoom

Si vous avez besoin de montrer une vidéo et que vous ne l’êtes pas déjà, cliquez sur Démarrer la vidéo en bas à gauche. Comme les options audio, vous pouvez modifier le périphérique vidéo et accéder aux options ici, si nécessaire.

Également le long de la barre inférieure, vous verrez des options pour inviter d’autres personnes, afficher la liste des participants et le chat textuel, partager votre écran et enregistrer la session. Certaines de ces options peuvent ne pas être disponibles, en fonction de ce que l’hôte a défini.

Zoom avant Réunion Accueil

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Quitter la réunion et confirmez. La prochaine fois, vous pourrez rejoindre une réunion Zoom en utilisant l’application sur votre PC. Rechercher Zoom en utilisant le menu Démarrer pour le lancer, puis choisissez Rejoindre une réunion et entrez l’ID de la réunion.

Comment configurer une réunion Zoom

Rejoindre une réunion à laquelle vous êtes invité est facile, mais que se passe-t-il si vous devez organiser vous-même une réunion Zoom ? Il y a un peu plus de travail pour l’hébergement, mais ce n’est pas difficile.

Tout d’abord, vous devrez vous inscrire pour un compte Zoom. Rendez-vous sur la page d’inscription de Zoom, que vous pouvez trouver en cliquant sur le Inscrivez-vous, c’est gratuit bouton en haut à droite. Entrez votre adresse e-mail professionnelle ou inscrivez-vous en utilisant votre compte Google ou Facebook si vous préférez.

Vous recevrez un e-mail avec un lien pour continuer à vous inscrire. Créez un mot de passe, puis vous pouvez ignorer l’étape d’inviter d’autres personnes au service. À partir de là, vous verrez votre nouvelle URL de réunion personnelle. Cliquez dessus pour ouvrir l’application Zoom sur votre ordinateur et lancer cette salle de réunion.

Une fois à l’intérieur de la salle, vous aurez une interface presque identique aux réunions auxquelles vous participez, comme décrit ci-dessus. La seule différence majeure est que vous avez maintenant un contrôle total sur les participants à la réunion, l’enregistrement et d’autres fonctionnalités.

Clique le Gérer les participants bouton pour ouvrir le panneau latéral. Là, vous pouvez vérifier qui est présent et apporter les modifications nécessaires. Utilisez les options sous Suite pour empêcher les participants de se réactiver, de changer leur nom ou même de verrouiller toute la réunion.

Zoom Gérer les participants

Comment planifier une réunion Zoom

Vous pouvez démarrer une réunion rapide à tout moment en envoyant votre URL ou ID de réunion personnelle. Mais la plupart du temps, vous souhaiterez planifier une réunion zoom à l’avance afin que tout le monde puisse se préparer.

Pour ce faire, rendez-vous sur votre page Zoom Meetings en cliquant sur Mon compte en haut à droite de la page d’accueil de Zoom et en choisissant Réunions de la barre latérale gauche. Là, vous verrez le bouton pour Programmer une nouvelle réunion.

Planifier des réunions Zoom

Cliquez dessus pour remplir toutes les informations, y compris le sujet, l’heure, la durée et d’autres préférences. Une fois que vous avez cliqué Sauvegarder, Utilisez le Ajouter à boutons pour le mettre sur votre calendrier Google, Outlook ou Yahoo, à travers lequel vous pouvez inviter d’autres personnes. Vous pouvez également cliquer Copiez l’invitation pour un bloc de texte que vous pouvez coller dans un e-mail ou un autre service de messagerie.

Choisir Démarrer la réunion pour commencer une réunion planifiée. Pour plus de commodité à l’avenir, vous pouvez installer un plug-in pour Microsoft Outlook ou une extension Chrome sur la page Réunions pour planifier des réunions à partir de ces calendriers.

Pendant que vous êtes dans les paramètres, nous vous recommandons de jeter un œil aux nombreuses options de Zoom. Ceux-ci vous permettront de configurer des réunions exactement comme vous le souhaitez afin que vous n’ayez pas à basculer les mêmes options à chaque fois.

Comment enregistrer une réunion Zoom

Enregistrer une réunion lorsque vous êtes l’organisateur est simple. Clique le Enregistrement bouton en bas de l’écran pour commencer l’enregistrement immédiatement. Une fois votre réunion terminée, vous trouverez un fichier MP4 dans le répertoire d’enregistrement de Zoom sur votre système.

Pour régler ces paramètres, cliquez sur la flèche à côté de Muet et choisissez Les paramètres audio pour ouvrir la page Paramètres de Zoom. Là, passez au Enregistrement pour choisir un emplacement d’enregistrement et modifier d’autres options associées.

Options d'enregistrement Zoom

Comment partager votre écran sur Zoom

Clique le Partager l’écran bouton dans Zoom pour démarrer le partage d’écran. Là, vous pouvez choisir le moniteur que vous souhaitez partager ou choisir de ne partager que la fenêtre d’une certaine application. Vous trouverez plus d’options en bas, ainsi que le Avancée languette.

Nous avons mentionné le partage d’écran plus tôt ; en tant qu’organisateur, vous contrôlez totalement si les participants peuvent ou non partager leurs écrans. Pour modifier les options de partage d’écran, cliquez sur la flèche à côté de Partager l’écran, suivie par Options de partage avancées.

Là, vous pouvez décider si les participants sont autorisés à partager, si plusieurs personnes peuvent partager leur écran à la fois et si les participants peuvent commencer à partager alors que quelqu’un d’autre l’est déjà.

Options de partage d'écran Zoom

Plans tarifaires de Zoom

Selon vos besoins, vous devrez peut-être passer à l’un des plans premium de Zoom. L’offre gratuite vous permet d’organiser des réunions avec jusqu’à 100 participants. Cependant, toute réunion de plus de deux personnes est limitée à 40 minutes.

Le plan gratuit devrait suffire pour une utilisation occasionnelle, car il comprend toutes les fonctionnalités dont nous avons discuté ci-dessus, et plus encore. Les entreprises peuvent consulter les plans Pro ou Business si nécessaire.

Comment utiliser les réunions Zoom

Maintenant que nous avons examiné le fonctionnement de Zoom, vous vous demandez peut-être pourquoi les gens utilisent réellement Zoom. Voici quelques utilisations courantes de Zoom car les gens travaillent plus fréquemment à domicile :

  • Éducation: La page Éducation de Zoom décrit comment le service permet aux enseignants d’offrir des heures de bureau à distance, d’organiser des réunions d’administration, d’encadrer des étudiants, etc.
  • Soins de santé: Zoom for Healthcare propose des visioconférences conformes à la loi HIPAA. Il est utilisé pour les communications importantes avec les clients, la formation à distance et les conseils virtuels.
  • Entretiens d’affaires: Lorsque les employés travaillent à domicile, les réunions sont plus difficiles que lorsque tout le monde est au même endroit. Comme nous l’avons vu ci-dessus, Zoom permet de réunir facilement des personnes pour des discussions en tête-à-tête ou des discussions de groupe.

Il existe de nombreuses autres utilisations de Zoom, de sorte que votre entreprise peut relever d’un autre cas d’utilisation.

Confidentialité et sécurité

Avec la popularité croissante de Zoom, beaucoup ont soulevé des inquiétudes concernant certains éléments douteux dans ses conditions d’utilisation et sa politique de confidentialité. Zoom a récemment modifié ces documents, ce qui les rend difficiles à discuter, nous vous recommandons donc de les lire vous-même avant de vous inscrire à Zoom.

Une caractéristique notable est Suivi de l’attention des participants, qui permet à l’hôte de la réunion de voir quels participants n’ont pas la fenêtre Zoom en surbrillance pendant que quelqu’un partage son écran. Soyez conscient de cela si vous êtes dans une réunion qui utilise le partage d’écran.

Comme d’autres outils de visioconférence, Zoom a eu des problèmes de sécurité dans le passé, que l’entreprise a corrigés. Cependant, il existe un autre risque de sécurité dont vous devez être conscient lorsque vous utilisez Zoom : les participants indésirables rejoignant votre réunion et montrant du matériel explicite.

Appelée “Zoom-bombing”, cette pratique implique que quelqu’un se joigne via votre lien de réunion Zoom et diffuse un contenu inapproprié en partageant son écran. Pour éviter que cela ne se produise, il est sage d’éviter de partager l’URL de votre réunion partout où cela est public, comme les médias sociaux. Lors de l’hébergement, vous devez également modifier le paramètre par défaut qui permet aux utilisateurs de partager leurs écrans sans avoir besoin d’autorisation au préalable.

Le billet de blog de Zoom sur la façon d’éviter cela contient d’autres bons conseils.

Comment fonctionne Zoom ? Maintenant tu sais

Nous avons examiné ce qu’est Zoom, comment démarrer et rejoindre des réunions Zoom, et d’autres conseils pour en tirer le meilleur parti. Cela devrait vous permettre de démarrer avec le nouvel outil préféré pour les réunions à distance.

Voici quelques choses amusantes que vous pouvez essayer avec Zoom et comment cela se compare à Houseparty. Si Zoom ne répond pas à vos besoins, consultez d’autres applications gratuites pour passer des appels vidéo de groupe ainsi que ces alternatives Zoom. Et quand cela ne fonctionne pas du tout, voici comment réparer Zoom sur votre iPhone.

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *