Si vous passez beaucoup de temps à utiliser Outlook, vous devriez étudier votre flux de travail. Vous pouvez toujours gagner du temps en réfléchissant à la meilleure façon d’utiliser le logiciel, que ce soit en regroupant simplement la majeure partie de votre envoi d’e-mails dans des blocs désignés, ou en restant au courant de votre boîte de réception sans cesse croissante (je suis toujours aussi coupable de ne pas adhérer à cette dernière !).
Le courrier électronique est un élément essentiel des communications modernes, ce qui le rend encore plus difficile pour vous.
1. Catégoriser
Outlook possède de nombreuses fonctions d’organisation intégrées, mais vous n’avez pas besoin de devenir fou pour être plus efficace. Cela peut fonctionner dans le cadre d’une stratégie à double approche, ce que j’utilise.
Tout d’abord, vous devrez créer un système très simple :
- Planifiez des périodes de gestion des e-mails tout au long de votre journée.
- Gérez votre boîte de réception à l’aide de règles et de dossiers d’action.
- Supprimer si possible, le plus rapidement possible.
Programme
J’essaie de vérifier et de répondre à mes e-mails à deux moments de la journée. Cela ne fonctionne pas pour tout le monde, mais cela peut certainement réduire le temps passé à analyser quand, qui et quoi répondre en premier. L’isolation de vos horaires de messagerie fonctionne un peu comme un processus de traitement par lots : tout est pris en charge en même temps et vous ne laissez rien derrière vous. Plus tard dans la journée, vous terminez à nouveau le traitement par lots et restez au sommet de la crête des e-mails.
Des règles
En second lieu dans la section d’organisation catégorielle se trouvent vos règles et vos dossiers d’action. Nous avons tous des dossiers. Vous les aurez pour les clients, les sujets et les e-mails personnels. Peut-être même quelques dossiers spécifiques à une personne, pour ne pas manquer un e-mail de votre patron.
Les “règles” sont importantes pour maintenir le flux de votre boîte de réception vers ces dossiers. Ce sont de petites instructions logiques if/is. Outlook s’exécutera périodiquement pendant que le programme est ouvert, déplaçant automatiquement tous les e-mails avec des critères correspondants vers leur nouveau domicile désigné.
Par exemple, je reçois des e-mails de mes parents et de mes sœurs, qui utilisent évidemment des adresses e-mail différentes. Au lieu de déplacer manuellement chaque e-mail, j’ai créé une règle demandant l’analyse d’Outlook pour leurs adresses e-mail respectives et, si elle est trouvée, elle sera automatiquement déplacée dans le dossier “Famille”.
Pour créer une règle, clic-droit l’e-mail et accédez à Régner. Si vous recevez régulièrement des e-mails de cette adresse unique et que vous la déplacez simplement de votre boîte de réception vers un dossier nommé distinct, vous pouvez sélectionner Déplacez-vous toujours verspuis recherchez et sélectionnez le dossier correspondant.
Si vous avez plusieurs critères de filtrage des e-mails, choisissez Créer une règle. À partir de là, vous pourrez choisir parmi de nombreuses options, y compris à partir d’un expéditeur spécifié, en utilisant la barre d’objet et à qui l’e-mail est envoyé. Si vous ouvrez le Options avancéesvous pourrez filtrer en fonction d’un e-mail marqué, sensible ou nécessitant une action, ou même jusqu’à des mots très spécifiques utilisés dans le corps de l’e-mail lui-même.
Dossiers d’actions
Les dossiers d’action forment le deuxième niveau de placement des e-mails et fonctionnent extrêmement bien avec des volumes d’e-mails légèrement inférieurs. Pour chaque dossier principal, je crée trois sous-dossiers, nommés À faire, En attenteet Finalisé. Lorsqu’un nouvel e-mail entre dans le dossier principal, je réponds de manière appropriée et décide où il doit ensuite se diriger :
- À faire: Communication/situation en cours, pas d’action immédiate
- En attente: Ont répondu, en attente de réponse ou d’autres mesures
- Finalisé : Communication/situation terminée, e-mail en attente de suppression ou d’archivage
2. Couleurs et drapeaux
La catégorisation est vraiment la clé de la productivité d’Outlook. Outre la gestion de vos dossiers, vous pouvez rendre votre boîte de réception beaucoup plus facile à entretenir en utilisant des catégories à code couleur et des indicateurs de suivi.
Catégories de couleurs
Les catégories de couleurs peuvent être utilisées pour apporter une définition immédiate à votre boîte de réception, mais je suggérerais de le faire relativement facilement. Vous ne voulez pas que votre boîte de réception ressemble à la route arc-en-ciel !
Notez que les catégories de couleurs ont un problème majeur : elles ne sont pas prises en charge par les comptes IMAP. Cela signifie que vous devrez créer un compte de messagerie POP3 distinct à utiliser, ou bien créer un dossier “cet ordinateur uniquement”, ce qui n’est pas idéal.
Pour commencer votre système de classification des couleurs, rendez-vous surMaison l’onglet et localisez l’ongletMots cléssection. Ici, vous devriez pouvoir naviguer versCatégoriser > Toutes les catégories, qui ouvrira une liste actuelle des catégories actives. Vous pouvez maintenant modifier les couleurs, les noms et les touches de raccourci comme bon vous semble.
Si vous avez déjà un compte POP3, mais que vous ne pouvez pas utiliser les catégories de couleurs, il se peut que vous deviez les activer. Localisez l’adresse e-mail dans la barre latérale. Cliquez avec le bouton droit sur le nom du compte et sélectionnez Propriétés du fichier de données. Au bas du panneau des propriétés devrait être une option pour Mise à niveau vers les catégories de couleurs.
Selon la taille de votre boîte de réception existante, cela peut prendre un certain temps, mais une fois terminé, vous aurez accès à la gamme complète des catégories de couleurs.
Si vous cherchez désespérément des catégories de couleurs à l’aide d’un compte IMAP, vous pouvez utiliser un Système de formatage automatique pour modifier les couleurs et les polices des messages entrants en fonction de leur expéditeur, de leur objet et de leurs destinataires, et nous explorerons cela plus en détail dans un article de suivi.
Drapeaux
Les drapeaux agissent comme un système de priorité. Au fur et à mesure que vos e-mails arrivent, vous pouvez leur attribuer un niveau de priorité, en les ajoutant automatiquement à une liste de tâches dynamique que vous organisez au fur et à mesure de votre travail. Les priorités vont de Aujourd’hui jusqu’à Pas de dateavec une option pour Personnalisé…drapeaux. Vous pouvez aussi utiliser Ajouter un rappel pour définir une notification temporisée.
Accédez à la liste dynamique en cliquant sur Suivre sur le Menu languette. Vous pouvez rechercher tous les drapeaux, seulement certains niveaux de priorité.
3. Configurez les parties rapides, utilisez le planificateur
Ces deux fonctionnalités sont parfois les plus négligées, mais peuvent supprimer certains des moments les plus fastidieux de vos communications par e-mail.
Pièces rapides
Si vous réutilisez régulièrement des phrases standards qui font pleurer vos doigts à force de les répéter, cela évitera à votre esprit de se détériorer davantage.
Enregistrez vos phrases fatiguées en tant que partie rapide en mettant en surbrillance le texte dans la fenêtre de composition, passez à la Insérer onglet, cliquez sur l’onglet Pièces rapides menu déroulant et sélectionnez Enregistrer la sélection dans la galerie Quick Parts.
À l’avenir, lorsque vous commencerez à taper la phrase, elle apparaîtra comme une suggestion de saisie semi-automatique. Maintenant, vous n’aurez plus qu’à relire la fichue chose. Et encore. Et encore.
Planificateur
Le planificateur est une autre fonctionnalité excellente, et je dois admettre que je viens tout juste de commencer à l’utiliser. J’ai réalisé à quel point cela était utile lors d’un épisode de maladie infantile. Réalisant que je ne serais pas à la maison pour envoyer des e-mails spécifiques au travail dus à une date donnée, j’ai créé l’e-mail, joint les fichiers pertinents et programmé pour la date requise.
Rédigez votre e-mail, puis passez au Choix languette. Cliquez sur Retard de livraison. En dessous de Options de livraisonChèque Ne pas livrer avantet saisissez vos besoins, suivis de Fermer.
Maintenant, si vous utilisez un serveur Exchange, vous pouvez continuer et fermer Outlook. Toutefois, si vous utilisez un compte IMAP ou POP, Outlook doit rester en cours d’exécution jusqu’à ce que l’heure de planification de la messagerie soit atteinte.
4. Créer un dossier de recherche
Au lieu de taper constamment la même recherche à l’aide de la barre de recherche Outlook, vous pouvez créer un dossier de recherche. Vous pouvez spécifier le dossier de recherche pour rechercher une variété de critères à l’aide de l’un des modèles Outlook ou créer une recherche personnalisée en fonction de vos besoins.
Dirigez-vous vers le Dossier onglet et sous Nouvelle sélectionner Nouveau dossier de recherche. Cela ouvrira le panneau des critères du nouveau dossier de recherche. Les modèles Outlook effectuent des tâches régulières, telles que le déplacement de messages marqués ou de messages de personnes spécifiques, mais si vous souhaitez plus de contrôle, le dossier de recherche personnalisé fournit une vaste gamme d’options détaillées pour la personnalisation.
5. Personnalisez votre boîte de réception
Aussi incroyable que soit le courrier électronique, il peut être une distraction incontestable. Surtout dans les grandes organisations, les individus peuvent finir par être inclus dans de longues chaînes de courrier électronique, bien que le sujet n’ait rien à voir avec eux.
Si cela vous arrive, vous pouvez utiliser des règles personnalisées pour filtrer tout e-mail qui ne vous inclut pas en tant qu’expéditeur direct dans un dossier séparé pour une inspection ultérieure. Sur le Menu onglet, sélectionnez Des règles, Créer une règlesuivie par Options avancées. Mettez un chèque à côté de où mon nom est dans la case Cc et sélectionnez Suivant. Mettez un chèque à côté de déplacez-le dans le dossier spécifiépuis cliquez sur le lien pour définir un dossier.
Modifier le niveau de filtre de courrier indésirable
Outlook a son propre filtre anti-spam, Dieu merci. Mais cela ne capte pas toujours certains des déchets les plus évidents qui arrivent dans nos boîtes de réception, et traiter ces déchets nous enlève littéralement des minutes de notre vie. Par défaut, le Filtre de courrier indésirable est allumé, mais réglé sur meugler.
Pour modifier le niveau de protection contre le courrier indésirable, rendez-vous sur Courrier onglet, où vous trouverez le Supprimer options. Sélectionner Déchetsuivie par Options de courrier indésirable. Vous pouvez maintenant sélectionner le niveau de filtrage que vous jugez approprié pour votre boîte de réception, compte par compte, si nécessaire.
Comme indiqué dans Outlook, la définition du filtre de courrier indésirable sur Haut pourrait entraîner le siphonnage d’une partie de votre courrier ordinaire de votre boîte de réception, alors assurez-vous de vérifier régulièrement votre courrier indésirable !
Si les déplacer ne suffit pas, il existe une option pour Supprimez définitivement les courriers indésirables suspects au lieu de les déplacer vers le dossier des courriers indésirables case à cocher. Veuillez noter que lorsqu’il est utilisé avec un Haut niveau de filtre tout courrier légitime accidentellement déplacé vers ce dossier sera irrécupérable.
Vous devriez également consulter d’autres outils Outlook pour bloquer le spam.
6.Créer des sauvegardes
Outlook contient plus de données que nous ne le pensons habituellement. Il y a de fortes chances que vous ayez plusieurs e-mails importants cachés dans votre compte quelque part que vous continuez à vouloir sauvegarder dans un emplacement sécurisé, mais que vous n’avez pas encore tout à fait réussi. Eh bien, je vous dis FAITES-LE MAINTENANT!
L’ation est extrêmement facile dans Outlook. Sélectionnez le compte que vous souhaitez sauvegarder et dirigez-vous vers Fichier > Ouvrir et er > Importer/er. Sélectionner er vers un fichiersuivie par Fichier de données Outlook (.pst). (Savoir comment combiner les fichiers Outlook PST sera utile ici.)
Ensuite, vous sélectionnerez le ou les dossiers que vous souhaitez sauvegarder, ou vous pouvez sauvegarder la racine entière du répertoire de messagerie. Enfin, choisissez où enregistrer la sauvegarde. Utilisez les options avancées si vous souhaitez uniquement sauvegarder des aspects spécifiques de votre compte.
La meilleure pratique de tous
La meilleure pratique de toutes est de faire tout ce qui précède (ou pas, semble-t-il) ! Certaines des pratiques ici conviendront à certains lecteurs, d’autres non, mais la gestion et le maintien d’une boîte de réception efficace et sans stress peuvent vous aider à passer une journée sans distraction.
Et n’oubliez pas les bases, comme la création d’une signature dans Office 365.