Ceci n’est pas du spam : comment créer des e-mails en masse dans Microsoft Outlook 2013

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Vous n’êtes pas un spammeur. Vous êtes quelqu’un qui a besoin de communiquer avec une grande liste de clients ou d’abonnés. De nombreux services promettent de simplifier les e-mails en masse pour votre campagne de marketing par e-mail, mais la meilleure solution pourrait être un outil que vous utilisez déjà tous les jours.

Microsoft Outlook 2013 exploite les fonctionnalités de fusion et publipostage de Microsoft Word pour créer des e-mails contenant le même message mais des destinataires différents. Et, comme pour le publipostage, vous pouvez personnaliser l’e-mail avec les informations de n’importe quel champ de votre carnet d’adresses. La prochaine fois que vous devrez envoyer une newsletter ou un autre e-mail en masse, procédez comme suit.

Créer la liste de contacts de fusion

1. Dans le volet de navigation en bas de l’onglet Accueil dans Outlook, cliquez sur Personnes (cela peut être précisé dans le texte ou représenté par l’icône à deux têtes « Personnes », selon les paramètres de votre volet de navigation). Faites défiler votre liste de contacts, maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur chaque personne pour laquelle vous souhaitez recevoir ce message en masse. Les noms deviennent bleus lorsqu’ils sont sélectionnés.

f2 sélectionner les contacts des personnes

Sélectionnez les destinataires des messages dans votre liste de contacts.

2. Sélectionnez le Fusion et publipostage dans le groupe Actions et choisissez les options applicables parmi les choix suivants dans la boîte de dialogue Contacts de fusion et publipostage :

  • Contacts: Tous les contacts dans la vue actuelle ou uniquement les contacts sélectionnés
  • Champs à fusionner : Tous les champs de contact ou uniquement les champs de contact dans la vue actuelle
  • Fichier de documents : Nouveau document ou un document existant. Si vous choisissez Document existant, vous devrez cliquer sur le bouton Parcourir , recherchez le document et cliquez sur Ouvert. Pour un nouveau document, Outlook lance Word afin que vous puissiez taper votre nouveau message.
  • Fichier de données de contact : Si vous prévoyez d’utiliser à nouveau ce message, vérifiez la Dossier permanent , puis recherchez le fichier ou saisissez un nom de fichier.
  • Options de fusion : Pour le type de document, choisissez Lettres types. Remarque : vous pouvez également fusionner des étiquettes de publipostage, des enveloppes ou un catalogue. Pour Fusionner vers, assurez-vous de choisir E-mail.
  • Ligne d’objet du message : Saisissez ici l’objet de votre e-mail, puis cliquez sur d’accord.

Créer le message, fusionner et envoyer

1. Dès que vous cliquez d’accord, Outlook ouvre Word. Composez le corps de votre message, placez votre curseur sur la ligne de salutation et tapez Hello, puis cliquez sur le Insérer un champ de fusion du groupe Écrire et insérer des champs. Sélectionner Nom dans le menu déroulant et Word insère le champ de courrier électronique <> à côté de la salutation.

2. Vous pouvez insérer d’autres champs dans le corps de l’e-mail, tels que le numéro de téléphone, le nom de l’entreprise et l’intitulé du poste. Mais que se passe-t-il si vous devez ajouter des données personnalisées qui n’ont pas de champ associé ? Vous pouvez en emprunter un.2. Vous pouvez insérer d’autres champs dans le corps de l’e-mail, tels que le numéro de téléphone, le nom de l’entreprise et l’intitulé du poste. Mais que se passe-t-il si vous devez ajouter des données personnalisées qui n’ont pas de champ associé ? Vous pouvez en emprunter un.

Supposons que vous vouliez envoyer aux clients des e-mails de rappel de facture indiquant le solde dû sur leurs comptes. Il n’y a pas de champ dans Outlook pour cela, mais les champs Numéros de téléphone ont 19 options pour la saisie et quatre zones de champ pour l’affichage.

L’une des options est Autre. Sélectionnez cette option et entrez le solde dû ici. Puis dans votre message, positionnez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez que le solde dû s’affiche, cliquez sur le bouton Insérer un champ de fusion du groupe Écrire et insérer des champs, puis sélectionnez Autre dans le menu déroulant. Word insère le champ de courrier électronique <> et remplit ce champ avec le montant en dollars que vous avez entré dans votre liste de contacts Outlook pour chaque enregistrement fusionné.

f3 créer un message fusionner envoyer

Créez le message, fusionnez-le avec votre liste de contacts et envoyez-le.

3. Lorsque vous êtes satisfait du message, cliquez sur le bouton Démarrer le publipostage bouton et choisissez Messages électroniques dans le menu déroulant. Word fusionne les e-mails et affiche le format à l’écran. Ensuite, cliquez sur Terminer et fusionner dans le groupe Terminer et sélectionnez Envoyer des messages électroniques dans le menu déroulant.

4. Dans la boîte de dialogue Fusionner dans l’e-mail, choisissez E-mail pour le champ À. Ensuite, modifiez ou entrez un nouveau sujet sur la ligne d’objet, puis sélectionnez HTML comme Format. Sous Envoyer les enregistrements, choisissez Tous si vous souhaitez envoyer tous les e-mails à la fois, Enregistrement actuel si vous souhaitez uniquement envoyer l’e-mail actuellement sélectionné ou saisir une plage d’enregistrements/destinataires, cliquez sur d’accord. Word et Outlook fusionnent les e-mails et les envoient.

Vérifiez et examinez les e-mails envoyés à partir du dossier Outlook Sent

Revenez à Outlook et sélectionnez le Envoyer dossier pour examiner les résultats. Si la fusion a réussi, il devrait y avoir un e-mail pour chaque destinataire envoyé à son adresse e-mail avec son nom sur la ligne de salutation du message.

f4 réviser le dossier envoyé

Vérifiez votre dossier Envoyés pour vous assurer que la fusion des e-mails a réussi.

C’est tout ce qu’on peut en dire. N’oubliez pas de vérifier auprès de votre FAI avant d’envoyer plus de 50 e-mails à la fois, au cas où des pénalités seraient imposées, telles que la suspension de votre compte de messagerie, pour les envois en masse. Et restez à l’écoute pour plus de conseils Outlook 2013.

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JD Sartain est un journaliste technologique de Boston. Elle écrit pour PCnews, Network World, CIO et plusieurs autres magazines technologiques.

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