Si vous recevez beaucoup de courrier indésirable et d’encombrement dans votre boîte de réception, il peut être difficile de trouver les messages que vous souhaitez réellement lire. Pour vous aider, nous avons rassemblé certaines des meilleures méthodes pour éviter les e-mails inutiles dans Outlook.
En utilisant le système de filtrage intégré, en approuvant et en bloquant les expéditeurs, en appliquant des règles, etc., vous pouvez vous assurer que vous ne voyez que les e-mails légitimes qui vous intéressent.
Si vous avez votre propre méthode à partager, assurez-vous de nous le faire savoir dans la section commentaires.
1. Ajustez le filtre indésirable
Outlook dispose d’un système de filtrage qui vérifiera automatiquement votre courrier électronique entrant, déterminera s’il s’agit d’un courrier indésirable, puis le déplacera vers un emplacement approprié. Le système comporte différents niveaux, chacun offrant un niveau de protection différent. Pour modifier vos paramètres, accédez à la Accueil onglet et accédez à Courrier indésirable > Options de courrier indésirable…
Par défaut, il n’y aura pas de filtrage automatique, mais si vous avez défini des expéditeurs bloqués, ils seront déplacés vers le dossier indésirable. Vous pouvez le définir Meugler pour filtrer les ordures évidentes, Haute pour attraper la plupart des courriers indésirables, mais avec une chance que certains e-mails normaux soient également attrapés, ou Listes sûres uniquement pour recevoir des e-mails uniquement de ceux que vous avez approuvés.
Vous pouvez également choisir de Supprimez définitivement le courrier indésirable suspecté au lieu de le déplacer vers le dossier Courrier indésirable, mais cela n’est pas recommandé. Si vous choisissez cette option, certains e-mails réels pourraient être signalés de manière incorrecte et vous ne pourrez pas les récupérer.
2. Utilisez le dossier Clutter
Si vous avez Office 365 pour les entreprises, vous pouvez utiliser une fonctionnalité appelée Clutter. Activé par défaut, Clutter analyse un message et juge s’il le classera dans votre boîte de réception ou votre dossier Clutter.
Le système examinera différentes parties du message, par exemple qui est l’expéditeur et s’il s’agit d’une conversation à laquelle vous avez participé. Il déterminera quoi faire avec l’e-mail en fonction de vos habitudes de lecture précédentes. Vous pouvez aider le système à apprendre en déplaçant un message vers Clutter en clic droit ça et aller à Déplacer > Déplacer vers le fouillis. De même, vous pouvez déplacer un message vers la boîte de réception en clic droit un message dans Clutter et aller à Déplacer > Déplacer vers la boîte de réception.
Si vous ne souhaitez pas utiliser Clutter, vous devrez le désactiver via la version Web d’Outlook. Une fois connecté, cliquez sur le icône de rouage et naviguez jusqu’à Options > Courrier > Traitement automatique > Encombrement. Une fois ici, décochez la case Éléments séparés identifiés comme encombrement et cliquez sauvegarder.
3. Regardez les conseils de sécurité
Si vous exécutez Office 365 et utilisez un serveur Exchange, des conseils de sécurité colorés s’affichent en haut de certains messages pour vous alerter sur la nature de son contenu. Ces indicateurs montreront si le message est suspect, inconnu, fiable ou sûr.
Ceux marqués comme suspects ont une authentification de l’expéditeur échouée ou sont suspectés d’usurper des messages. Il est recommandé de supprimer ces e-mails sans interagir avec eux, bien que vous puissiez choisir de Afficher le contenu bloqué si vous êtes sûr que c’est sûr.
Ceux marqués comme inconnus sont suspectés d’être du spam et sont déplacés vers le dossier indésirable. Vous pouvez cliquer Ce n’est pas du spam pour le déplacer dans votre boîte de réception. Si le message est fiable ou sûr, aucune action n’est requise, mais vous recevrez le conseil de sécurité pour vous rassurer quant à l’authenticité du message.
4. Bloquer et approuver les expéditeurs
Vous pouvez bloquer et approuver les expéditeurs dans Outlook ; soit une adresse e-mail spécifique, soit un domaine entier. Pour bloquer un expéditeur d’e-mail, clic-droit le message et allez à Courrier indésirable > Bloquer l’expéditeur. Désormais, tout message reçu de cette adresse e-mail sera automatiquement placé dans votre dossier de courrier indésirable.
Vous pouvez gérer cette liste à tout moment en vous rendant sur le Accueil onglet, puis Courrier indésirable > Options de courrier indésirable… et passer à la Expéditeurs bloqués languette. Ici, vous pouvez utiliser les boutons pour Ajouter, Éditer,et Supprimer entrées de la liste. Ici, vous pouvez soit ajouter une adresse e-mail spécifique, soit simplement un domaine entier – par exemple, soit
[email protected]ou juste
example.com.
La fenêtre Options de courrier indésirable est également l’endroit où vous pouvez approuver les expéditeurs. Basculez vers le Expéditeurs sûrs onglet pour cela. Ici, vous pouvez ajouter des adresses e-mail ou des domaines auxquels Outlook doit toujours faire confiance. Cela signifie que les messages de ces expéditeurs ne seront jamais envoyés dans votre dossier de courrier indésirable et que toutes les images qu’ils contiennent seront automatiquement affichées.
Vous pouvez cocher pour Faites également confiance aux e-mails de mes contacts et Ajouter automatiquement les personnes auxquelles j’envoie un e-mail à la liste des expéditeurs approuvés pour accélérer la gestion et vous éviter d’avoir à ajouter manuellement un grand nombre d’adresses.
5. Filtrer avec des règles
L’utilisation de règles dans Outlook est un excellent moyen de prendre le contrôle de votre boîte de réception. En spécifiant les conditions, vous pouvez alors déterminer l’action entreprise. Par exemple, vous pouvez déplacer automatiquement les e-mails de certaines personnes vers un dossier particulier. Ou vous pourriez avoir des e-mails avec des mots particuliers classés automatiquement par couleur.
Pour commencer dans le client Outlook, accédez à la Accueil onglet et cliquez sur Règles > Créer une règle… Si vous aviez déjà un e-mail ouvert, certaines options seront présélectionnées, mais vous pouvez cliquer sur Options avancées… pour personnaliser entièrement la règle. Sélectionnez d’abord les conditions souhaitées, puis cliquez sur la valeur soulignée pour spécifier la description de la règle. Puis clique Prochain pour déterminer ce qu’il faut faire avec les messages qui correspondent à ces conditions. Puis clique Finir.
Vous pouvez réaliser des choses similaires dans la version Web d’Outlook. Clique le icône de rouage en haut à droite puis cliquez sur Gérer les règles > Nouveau. Cependant, les options disponibles seront plus limitées par rapport au client de bureau.
Pour plus d’informations sur la configuration des règles dans Outlook, consultez notre guide sur la gestion de votre boîte de réception avec des règles.
Contrôlez votre boîte de réception
L’utilisation de certaines des méthodes ci-dessus vous aidera à prendre le contrôle de votre boîte de réception, en filtrant le courrier indésirable et en vous permettant d’accéder rapidement aux e-mails que vous souhaitez réellement lire. Consultez notre guide pour booster votre workflow Outlook si vous souhaitez être encore plus efficace dans la gestion de vos e-mails.
N’oubliez pas que certains spams peuvent encore passer entre les mailles du filet et atterrir dans votre boîte de réception. Si vous ne reconnaissez pas l’expéditeur ou le contenu, méfiez-vous. Soyez particulièrement prudent s’il y a une pièce jointe dangereuse.
Utilisez-vous l’une des méthodes ci-dessus pour éviter l’encombrement des e-mails ? Avez-vous vos propres conseils à partager ?