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Outlook de Microsoft est un outil irremplaçable pour d’innombrables organisations et une véritable légion de personnes à travers le monde, mais ce n’est pas un outil bien-aimé. Personne en fait apprécie passer au crible une boîte de réception remplie ou répondre à des demandes de réunion tout au long de la journée ; vous voulez ouvrir votre boîte de réception, faire ce que vous devez faire et sortir le plus vite possible.
C’est là qu’interviennent ces conseils d’organisation Outlook. L’adoption de ces cinq pratiques simples rendra la plongée dans votre boîte de réception moins douloureuse et loin moins chronophage.
1. Utilisez des dossiers pour réduire l’encombrement de la boîte de réception
Il semble facile de laisser les e-mails s’accumuler dans votre boîte de réception, jusqu’à ce que vous essayiez de trouver quelque chose et que vous ayez à subir une recherche manuelle. Au lieu de cela, déplacez les messages vers un dossier personnalisé qui se rapporte à la société ou au message. C’est comme utiliser un classeur.
Les dossiers personnalisés sont faciles à créer, à gérer et à rechercher ; et il n’y a aucune limite de taille ou de nombre, à l’exception de l’espace disque ou des limitations imposées par votre administrateur système. Mais ne deviens pas fou ! Trop de dossiers peuvent également ralentir les réponses d’Outlook. Vous ne créeriez pas un dossier dans un classeur pour seulement une douzaine de documents. Si vous créez un dossier pour chaque client ou chaque entreprise, ou même par sujet/contenu (tels que les taxes, les reçus, les voyages), vous pouvez regrouper les communications peu fréquentes dans un dossier Divers.
Voici comment démarrer avec les dossiers personnalisés.
1. Cliquez avec le bouton droit sur le Dossiers personnels dans le volet de navigation de gauche d’Outlook, puis choisissez Nouveau dossier dans la liste déroulante. (Vous pouvez également ouvrir l’onglet Dossier et cliquer sur le bouton Nouveau dossier bouton du groupe “Nouveau”.)
2. Dans la zone Champ, saisissez le nom du dossier (par exemple, Réunions) et appuyez sur Entrer. Si vous changez d’avis ou remarquez une faute de frappe, faites un clic droit sur le nouveau dossier et sélectionnez Renommer le dossier ou Supprimer le dossier. Vous pouvez également le déplacer, le copier ou l’ajouter à la section Favoris via le menu contextuel. Vous pouvez également sélectionner l’un de ces boutons dans le groupe Actions.
3. Notez toutes les autres options Dossier dans le menu Ruban. Vous pouvez rechercher, trier, archiver, appliquer des règles, marquer tous les e-mails comme lus, nettoyer, etc., tout ce dont vous avez besoin pour gérer vos dossiers.
Image : Julie SartainVous pouvez tout laisser s’empiler dans votre boîte de réception ou créer des dossiers pour faciliter la recherche des e-mails de projets ou de personnes spécifiques.
2. Créez et attribuez des catégories
Les catégories aident à organiser les e-mails dans votre boîte de réception active afin que vous puissiez déterminer rapidement le statut de chaque e-mail ; par exemple : En attente, Échéance, Terminé, etc. Vous pouvez également trier par catégories. Ainsi, par exemple, si vous n’effectuez la maintenance des e-mails qu’une fois par semaine, vous pouvez trier par catégorie, localiser rapidement tous les e-mails « Terminé », puis les déplacer vers leurs dossiers correspondants.
1. Pour créer une nouvelle catégorie, cliquez avec le bouton droit sur la case carrée transparente dans la colonne Catégories et sélectionnez « Toutes les catégories » dans la liste déroulante. Dans la boîte de dialogue Catégories de couleurs, cliquez sur le bouton Nouveau bouton. Saisissez un nom pour votre catégorie dans la boîte de dialogue « Ajouter une nouvelle catégorie ».
2. Cliquez sur la flèche vers le bas à côté du champ Couleur et choisissez une couleur pour la catégorie. Ensuite, cliquez sur la flèche vers le bas à côté du champ Touche de raccourci et choisissez une touche de raccourci (CTRL+F2 à travers CTRL+F12) pour la catégorie. Ces touches ne sont pas utilisées par d’autres fonctions dans Outlook, elles sont donc disponibles pour les raccourcis de catégorie.
3. Cliquez sur d’accord dans cette boîte de dialogue, puis cliquez sur d’accord à nouveau dans la boîte de dialogue Catégories de couleurs et la nouvelle catégorie est ajoutée à votre liste. Remarque : il y a 25 couleurs, mais seulement 11 touches de raccourci, alors choisissez les catégories les plus fréquemment utilisées pour vos touches de raccourci.
4. Pour joindre une catégorie à un e-mail, sélectionnez l’e-mail, puis cliquez avec le bouton droit n’importe où dans la colonne Catégories et sélectionnez une catégorie dans la liste déroulante. Remarque : les e-mails peuvent avoir plusieurs catégories. Pour supprimer une catégorie, cliquez avec le bouton droit n’importe où dans la colonne Catégories de l’e-mail sélectionné, puis cliquez sur Effacer toutes les catégories dans la liste déroulante. Cette volonté seulement clair toutes les catégories attachées à l’e-mail sélectionné. Cela n’affectera pas vos autres e-mails.
Image : Julie SartainLa création de catégories pour les e-mails est un autre moyen de les retrouver plus facilement par la suite.
3. Étapes rapides
Quick Steps est une fonctionnalité qui vous permet d’automatiser plusieurs tâches en une seule étape (ou clic) comme déplacer des e-mails vers un dossier spécifique, supprimer, copier, transférer, etc. C’est un formidable gain de temps pour les utilisateurs qui reçoivent beaucoup d’e-mails de un seul expéditeur, qu’il s’agisse de courrier indésirable ou d’un ami proche.
Une fois que vous avez défini une étape rapide pour automatiser une tâche, vous pouvez ensuite cliquer sur n’importe quel e-mail, puis cliquer sur la tâche automatisée dans le menu Étapes rapides et Outlook exécute toutes les étapes. Vous pouvez également affecter la tâche à une touche de raccourci ouverte et inutilisée. (Encore une fois : seules neuf touches de raccourci sont disponibles, alors choisissez judicieusement).
1. Pour créer une nouvelle étape rapide : dans l’onglet Accueil, cliquez sur la flèche du bas vers le bas dans le groupe « étape rapide » et sélectionnez Créer un nouveau de la liste; ou sélectionnez Nouvelle étape rapide de la première liste et Personnalisé de la deuxième liste. Dans la boîte de dialogue Modifier l’étape rapide, saisissez un nom pour cette tâche dans le champ Nom.
Image : Julie SartainUtilisez Outlook Quick Steps pour automatiser les tâches de messagerie, telles que le déplacement des e-mails d’un projet spécifique vers un dossier.
2. Ensuite, cliquez sur Choisissez une action, cliquez sur la flèche vers le bas et sélectionnez-en un dans la liste déroulante « Déplacer vers un dossier ». Un autre champ apparaît sous votre action « Déplacer vers un dossier » : « Choisir un dossier ». Sélectionnez un dossier cible dans la liste. (Comme « Vendors » dans l’exemple visuel ci-dessous.)
3. Vous pouvez vous arrêter ici et cliquer simplement Finir, ou cliquez sur le Ajouter une action bouton et Choisir une action à nouveau pour une deuxième tâche automatisée, telle que « Marquer comme lu ». Dans le volet Facultatif, vous pouvez cliquer sur le champ Touche de raccourci et sélectionner une touche dans la liste (CTRL+MAJ+1 à travers CRTL+MAJ+9). Saisissez ensuite une info-bulle dans la zone Texte de l’info-bulle. Cliquez sur Finir et tu as fini.
Image : Julie SartainUne fois que vous avez créé une étape rapide, vous pouvez cliquer sur un e-mail, choisir une étape rapide et Outlook fera le reste pour vous.
4. Pour utiliser cette tâche, en continuant avec notre exemple Fournisseurs, cliquez sur un e-mail envoyé par un fournisseur, puis cliquez sur Fournisseurs dans la liste. L’e-mail est marqué comme lu et déplacé vers votre dossier Fournisseurs, le tout en une seule étape. Alternativement, vous pouvez utiliser la touche de raccourci que vous avez définie, mais notez que les raccourcis clavier seul travailler sur les touches numériques au-dessus des lettres. Il ne reconnaît pas les chiffres sur le pavé numérique.
4. Modèles d’e-mails
Combien de fois avez-vous envoyé exactement le même e-mail à des dizaines (ou plus) de personnes sans que rien n’ait changé à l’exception du nom et de l’adresse e-mail du destinataire ? Les modèles d’e-mails font de cette tâche un jeu d’enfant.
1. Localisez l’un de ces e-mails de type lettre dans votre dossier Envoyés. Transmettez-le à vous-même et modifiez toutes les informations personnalisées telles que le nom du destinataire, son adresse e-mail, sa société, etc. Cliquez ensuite sur Fichier > Enregistrer sous, saisissez un nom de fichier et sélectionnez Modèle Outlook comme format de fichier.
Image : Julie SartainCréez un modèle Outlook pour les e-mails que vous envoyez à plusieurs reprises.
2. Pour utiliser/ouvrir le modèle : Dans le groupe « Nouveau » de l’onglet Fichier, choisissez Nouveaux éléments > Plus d’éléments > Choisir un formulaire, puis cliquez sur la flèche vers le bas pour afficher la liste des formulaires. Sélectionnez Modèles utilisateur dans le fichier fystem, puis choisissez votre modèle d’e-mail enregistré dans la liste et cliquez sur Ouvert. Ajoutez une salutation personnalisée, insérez une adresse e-mail et cliquez simplement sur Envoyer.
Image : Julie SartainLorsque vous utilisez un modèle, vous pouvez personnaliser les destinataires et d’autres détails avant de l’envoyer.
5. Règles de mise en forme conditionnelle
Cette fonctionnalité pratique vous permet de créer des règles pour la mise en forme conditionnelle. Attends quoi?
Fondamentalement, ce ne sont que quelques attributs personnalisés que vous pouvez ajouter automatiquement aux e-mails entrants pour les faire ressortir. Par exemple, vous pouvez modifier les attributs de police – souligné, gras, italique (le gras et l’italique sont des styles de police de polices spécifiques) – et les couleurs en fonction d’une règle (ou d’une condition) que vous définissez dans la section « Mise en forme conditionnelle » de Avancé Paramètres d’affichage.
Image : Julie SartainLa mise en forme conditionnelle vous aide à distinguer des types spécifiques d’e-mails du reste de la pile avec des polices ou des couleurs spéciales.
1. Dans le groupe « Vue actuelle » de l’onglet Fichier, choisissez Paramètres d’affichage. Clique le Mise en forme conditionnelle puis, dans la boîte de dialogue Mise en forme conditionnelle, cliquez sur le bouton Ajouter et entrez un nom descriptif pour ce que fait cette règle/condition. J’ai entré « Éditeur » dans l’exemple ci-dessus parce que je veux que les e-mails de mon éditeur se démarquent vraiment et attirent mon attention. (Woohoo ! – N.D.E.)
2. Cliquez sur le Police de caractère bouton pour définir le format de la police de caractères ; c’est-à-dire, le nom de la police, la couleur et l’attribut tel que Souligné ou Barré (pour le gras et l’italique, choisissez une police qui offre ces attributs dans le cadre de la police). Cliquez sur d’accord quand vous avez terminé.
Image : Julie SartainVous ne pourrez pas manquer ces e-mails de votre patron s’ils apparaissent en police Stencil violet vif.
3. Ensuite, cliquez sur le État bouton et définir une condition; par exemple, vous pouvez choisir un mot (ou des mots) spécifique(s) dans l’e-mail ou la ligne d’objet, une adresse e-mail De ou À, où ton l’adresse e-mail apparaît dans l’e-mail (À, De, CC, etc.), et/ou une heure ou une date générale (aujourd’hui, hier, la semaine dernière, le mois dernier, etc.). Cliquez à nouveau d’accord quand vous avez terminé.
4. Lorsque la boîte de dialogue se ferme, cliquez encore d’accord à nouveau dans la boîte de dialogue Mise en forme conditionnelle, puis cliquez sur d’accord à nouveau dans la boîte de dialogue Paramètres d’affichage avancés. Désormais, chaque fois que je reçois un e-mail de mon éditeur chez BookCoversPlus, tous ces e-mails s’afficheront sur mon écran dans une police violette STENCIL, comme indiqué ci-dessus.
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JD Sartain est un journaliste technologique de Boston. Elle écrit pour PCnews, Network World, CIO et plusieurs autres magazines technologiques.