Formater automatiquement les données dans des feuilles de calcul Excel avec une mise en forme conditionnelle

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Microsoft Excel est un outil dynamique qui est utilisé à la fois pour les tâches professionnelles et personnelles. Une fonctionnalité robuste est appelée mise en forme conditionnelle. Cette fonctionnalité peut être utile pour les situations quotidiennes ainsi que celles liées au travail. Mais cela peut aussi être écrasant si vous ne l’avez jamais utilisé.

Voici quelques utilisations générales du formatage conditionnel, comment les configurer et, bien sûr, ce que cette fonctionnalité est exactement capable de faire.

Mise en forme conditionnelle expliquée

Cette merveilleuse fonctionnalité Excel applique une mise en forme aux cellules en fonction des données renseignées. Que vous saisissiez un nombre, un pourcentage, une lettre, une formule ou un mot, la mise en forme sera appliquée automatiquement selon les règles que vous avez définies.

Par exemple, si vous souhaitez que la cellule soit surlignée en rouge chaque fois que vous entrez la lettre A, il s’agit d’une configuration simple.

Nouvelle règle de mise en forme conditionnelle Excel

L’outil dispose d’une variété de paramètres, d’options et de règles qui peuvent vous faire gagner du temps pour repérer les éléments importants. Et, pour ceux qui sont familiers avec la fonctionnalité, elle peut être utilisée assez largement. Cependant, il peut également être avantageux pour les tâches quotidiennes pour l’école, la maison, le travail et les activités personnelles et pour ceux qui ne l’ont jamais utilisé auparavant.

Pour l’école : voir les choses plus simplement

Que ce soit au lycée ou au collège, vous pouvez suivre vos devoirs, vos dates d’échéance et vos notes dans Excel. Avec quelques options de mise en forme conditionnelle pratiques, vous pouvez rapidement voir les éléments importants en un coup d’œil.

Pour les dates d’échéance, vous pouvez appliquer une mise en forme de différentes manières pour mettre en évidence ce qui est en retard, dû demain ou dû le mois prochain. Cela ne prend que quelques étapes:

  1. Sélectionnez les cellules où vous ajouterez les dates d’échéance.
  2. Cliquez sur Mise en forme conditionnelle sur le Accueillanguette.
  3. Dans le Mettre en surbrillance les règles de cellules section, choisissez Une date qui se produit.
  4. Ensuite, choisissez vos critères tels que Au cours des 7 derniers jours avec Texte rouge et Demain avec Remplissage jaune.

Cela vous aidera à voir ces dates importantes d’une manière rapide et facile. Les devoirs en retard ou dus demain apparaîtront immédiatement.

Formatage conditionnel Excel - Dates d'échéance scolaire

Pour suivre les notes et repérer facilement vos notes inférieures, vous pouvez appliquer une mise en forme pour les notes alphabétiques et numériques qui incluent une plage.

  1. Sélectionnez les cellules où vous ajouterez les notes.
  2. Cliquez sur Mise en forme conditionnelle sur le Accueillanguette.
  3. Dans le Mettre en surbrillance les règles de cellules rubrique, sélectionnez Entre.
  4. Ensuite, ajoutez vos valeurs telles que entre C et F ou 0 et 2 avec Remplissage rouge.

Cela vous donne un moyen simple et agréable de voir à quel point vos cours se déroulent bien et où vos notes sont les plus basses.

Formatage conditionnel Excel -- Notes scolaires

Pour la maison : soulignez ce qui est important

La mise en forme conditionnelle d’Excel peut être tout aussi utile si vous utilisez l’application à la maison. Pour les finances, les projets domestiques et les listes de tâches, faites apparaître ces éléments importants en quelques étapes simples.

Si vous l’utilisez pour votre budget mensuel, par exemple, vous pouvez repérer rapidement les problèmes. Que vous ayez créé votre propre feuille de calcul ou que vous utilisiez un modèle pratique, l’application automatique de la mise en forme aux nombres négatifs est utile.

  1. Sélectionnez les cellules dans lesquelles vous entrerez les nombres ou les formules.
  2. Cliquez sur Mise en forme conditionnelle sur le Accueillanguette.
  3. Dans le Mettre en surbrillance les règles de cellules rubrique, sélectionnez Moins que.
  4. Puis ajouter 0 avec le point culminant que vous souhaitez. Dans cet exemple, nous avons sélectionné Format personnalisé avec Remplissage jaune pour que ces cellules se démarquent vraiment.

Cela fournit une méthode rapide pour voir les nombres négatifs dans votre budget. Et n’oubliez pas que vous pouvez appliquer n’importe quel type de mise en forme qui le rend plus visible, de la surbrillance au texte en passant par la couleur de la bordure.

Formatage conditionnel Excel -- Budget personnel

Excel est également un outil populaire pour les listes de tâches et il n’y a pas de meilleur moyen de voir les éléments que vous avez et que vous n’avez pas terminés qu’avec le formatage automatique. Avec cette approche, toute tâche qui n’est pas marquée comme terminée avec un X sera mis en évidence.

  1. Sélectionnez les cellules où vous allez saisir l’indicateur complété (X).
  2. Cliquez sur Mise en forme conditionnelle sur le Accueillanguette.
  3. Dans le Mettre en surbrillance les règles de cellules section, faites défiler jusqu’à Plus de règles.
  4. Dans la fenêtre contextuelle, choisissez Formater uniquement les cellules qui contiennent.
  5. En bas sous Modifier la description de la règle, sélectionnez Blancs à partir de la liste déroulante.
  6. Puis clique Format pour choisir la surbrillance que vous souhaitez appliquer, par exemple, remplissez la cellule d’orange.

L’application de cette mise en forme ne prend qu’une minute et peut être très utile pour garder une trace des tâches que vous n’avez pas encore terminées.

Formatage conditionnel Excel - Tâches d'accueil

À titre personnel : faire ressortir les objectifs

Beaucoup de gens gardent une trace attentive de leurs objectifs personnels. Des séances d’entraînement au maintien du poids en passant par le comptage des calories, vous pouvez voir à quel point vous atteignez ces objectifs avec des options de formatage intéressantes.

Pour compter et suivre l’apport calorique, appliquez un formatage pour voir quand vous dépassez ou dépassez votre objectif ou votre limite pour la journée. Dans ce cas, nous appliquerons deux règles distinctes.

  1. Sélectionnez les cellules dans lesquelles vous entrerez le nombre de calories.
  2. Cliquez sur Mise en forme conditionnelle sur le Accueillanguette.
  3. Dans le Mettre en surbrillance les règles de cellules rubrique, sélectionnez Plus grand que.
  4. Ensuite, ajoutez le nombre d’objectifs caloriques avec le point culminant que vous souhaitez. Dans cet exemple, nous avons sélectionné 200 avec Remplissage rouge. Cela s’affichera lorsque nous dépasserons la limite calorique.

Formatage conditionnel Excel - Calories personnelles

Ensuite, définissez la règle pour passer en dessous de la limite de calories.

  1. Sélectionnez les mêmes cellules que dans la première règle.
  2. Cliquez sur Mise en forme conditionnelle sur le Accueil
  3. Dans le Mettre en surbrillance les règles de cellules rubrique, sélectionnez Moins que.
  4. Ensuite, ajoutez le nombre d’objectifs caloriques avec le point culminant que vous souhaitez. Dans cet exemple, nous avons sélectionné 200 avec Remplissage vert.
Formatage conditionnel Excel - Calorie personnelle 2

Gardez à l’esprit que dans cet exemple, si vous entrez le nombre exact 200 pour le nombre de calories, aucun formatage ne sera appliqué. C’est parce que le nombre ne tombe dans aucune règle.

Pour les entreprises : faites ressortir l’audace

Pour ceux qui travaillent à distance ou en tant qu’entrepreneurs indépendants, Excel peut être utilisé pour des tâches telles que le suivi du temps ou les estimations de projet.

Avec un moyen pratique de suivre les heures travaillées et d’avoir un aperçu de la semaine ou du mois, le formatage avec des barres de données peut être très utile.

  1. Sélectionnez les cellules où vous entrerez le nombre d’heures.
  2. Cliquez sur Mise en forme conditionnelle sur le Accueil languette.
  3. Dans le Barres de données section, sélectionnez soit Remplissage en dégradé ou Remplissage uni, selon votre préférence.

Une fois que vous avez entré des nombres dans les cellules désignées, vous verrez la barre de données s’ajuster. Plus le nombre est bas, plus la barre est petite et vice versa. Vous pouvez également appliquer la mise en forme aux totaux que vous avez calculés en bas. C’est un bon moyen de voir vos jours, semaines ou mois de travail les plus lourds et les plus légers.

Formatage conditionnel Excel -- Heures de travail

Une autre grande utilisation du formatage conditionnel pour les entreprises est la gestion de projets. L’utilisation de formes d’indicateurs et la mise en évidence d’éléments tels que la priorité et l’effort peuvent être bénéfiques, en particulier lors du partage des données avec d’autres.

Pour définir des priorités en utilisant des nombres avec 1 comme priorité la plus élevée en rouge et 3 comme la plus basse en vert, vous pouvez appliquer une mise en forme de forme.

  1. Sélectionnez les cellules où vous entrerez les nombres.
  2. Cliquez sur Mise en forme conditionnelle sur le Accueillanguette.
  3. Dans le Ensemble d’icônes section, sélectionnez les formes que vous souhaitez utiliser.

Formatage conditionnel Excel -- Priorité de travail

Maintenant que vous entrez les chiffres 1, 2 et 3, vous verrez les formes ajuster leur couleur. Gardez à l’esprit que si vous utilisez plus de trois nombres, ce qui équivaut aux trois formes, ils changeront en conséquence. Par exemple, 1 restera rouge, tandis que 2 et 3 deviendront jaunes et 4 seront verts. Vous pouvez également inverser l’ordre des formes et attribuer des numéros spécifiques en sélectionnant Mise en forme conditionnelle > Jeux d’icônes > Plus de règles.

Pour définir l’effort d’un projet ou d’une tâche, vous pouvez appliquer une mise en forme à l’aide d’un mot spécifique tel que petit, moyen ou grand.

  1. Sélectionnez les cellules dans lesquelles vous saisirez le mot d’effort.
  2. Cliquez sur Mise en forme conditionnelle sur le Accueillanguette.
  3. Dans le Mettre en surbrillance les règles de cellules rubrique, sélectionnez Texte qui contient.
  4. Tapez le mot que vous souhaitez mettre en surbrillance, par exemple Petit puis choisissez le format, par exemple Remplissage jaune. Vous pouvez faire de même pour les moyennes et grandes pour leur donner à chacune une couleur différente.

Avec ce type de règle configurée, il vous suffit de saisir un mot et la cellule sera automatiquement mise en forme pour vous. Cela rend la visualisation de vos efforts de projet ou de tâche d’un simple coup d’œil extrêmement facile.

Formatage conditionnel Excel -- Effort de travail

Êtes-vous prêt à appliquer la mise en forme conditionnelle ?

Avez-vous essayé la mise en forme conditionnelle pour les activités quotidiennes ? Ou êtes-vous prêt à commencer à vous amuser avec cette fonctionnalité ?

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